Beschwerdekanal von IRIS Technology Solutions
Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Vorschriften melden und Korruption bekämpfen, sind Unternehmen verpflichtet, diejenigen Personen zu schützen, die im beruflichen oder beruflichen Kontext schwerwiegende oder sehr schwerwiegende Verstöße strafrechtlicher oder verwaltungsrechtlicher Art entdecken und diese über die im oben genannten Gesetz festgelegten Verfahren melden. In Übereinstimmung mit diesen Bestimmungen stellt IRIS Technology Solutions diesen Whistleblowing-Kanal denjenigen zur Verfügung, die dies für angemessen halten. Dieser Kanal bietet eine sichere Möglichkeit, alle Handlungen zu melden, die gegen das Gesetz sowie gegen die in unserem Ethikkodex festgelegten Grundsätze und Werte verstoßen.
Sie können damit auch mögliche Fälle von Belästigung am Arbeitsplatz oder sexueller Belästigung melden sowie Bedenken oder Zweifel hinsichtlich geltender Richtlinien und Vorschriften äußern. Die Unternehmenskultur von IRIS Technology Solutions basiert auf den Grundsätzen ethischen Verhaltens, Transparenz und der Einhaltung sowohl der geltenden Gesetzgebung als auch der internen Vorschriften. Diese Werte leiten alle Mitarbeiter von IRIS Technology Solutions in ihrem Handeln. Mit dem Engagement, eine Kultur der Integrität und Compliance zu fördern, stellt das Unternehmen diesen Whistleblower-Kanal seinen Mitarbeitern, Lieferanten, Geschäftspartnern und anderen Dritten, mit denen es berufliche Beziehungen unterhält oder unterhalten hat, zur Verfügung und fördert so eine Kultur der Kommunikation, wenn unregelmäßiges Verhalten festgestellt wird. Die Vertraulichkeit aller Mitteilungen wird gewährleistet, wobei die Möglichkeit besteht, Unregelmäßigkeiten anonym zu melden, in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, und Vergeltungsmaßnahmen gegen gutgläubige Hinweisgeber sind strengstens untersagt.
Der Whistleblowing-Kanal wird von IRIS Technology Solutions über die Ithikios-Plattform verwaltet, die sich im Besitz von Digital Products Development S.L. befindet, einem Unternehmen, das auf die Bereitstellung interner Whistleblowing-Kanal-Managementsysteme für Unternehmen spezialisiert ist. Digital Products Development S.L. hat eine vertragliche Beziehung mit IRIS Technology Solutions, um Mitteilungen entgegenzunehmen, zu speichern und an das Compliance-Team des Unternehmens weiterzuleiten. Ithikios garantiert Sicherheit und Vertraulichkeit für die Zwecke der vertraglich vereinbarten Verarbeitung.
ANWENDUNGSBEREICHE DES WHISTLEBLOWING-KANALS
- Welche Arten von Beschwerden können eingereicht werden?
Mitarbeiter, Lieferanten, Geschäftspartner und Dritte, die mit IRIS Technology Solutions in Verbindung stehen, können den Whistleblowing-Kanal nutzen, um alle Handlungen zu melden, die einen Verstoß gegen geltende Gesetze, unseren Ethikkodex oder andere interne Vorschriften darstellen könnten. Insbesondere schwerwiegende oder sehr schwerwiegende ethische, strafrechtliche und administrative Verstöße sowie alle damit verbundenen Zweifel oder Fragen müssen über diesen Kanal gemeldet werden.
Dieser Kanal sollte nicht für arbeitsrechtliche Beschwerden, persönliche Streitigkeiten zwischen dem Beschwerdeführer und einer anderen Person, Beschwerden im Zusammenhang mit Nichtzahlung, Notfällen, Gerüchten und Notsituationen, die sofortiges Handeln erfordern, genutzt werden.
VERTRAULICHKEIT UND SCHUTZ VON WHISTLEBLOWERN
Personen, die ihre Identität bei der Meldung eines Vorfalls nicht preisgeben möchten, wird Anonymität garantiert, es sei denn, das gemeldete Ereignis soll in einem Gerichtsverfahren verfolgt werden. Das Unternehmen hat Computersicherheitsmaßnahmen eingeführt, um sicherzustellen, dass die Identität anonymer Whistleblower verborgen bleibt.
IRIS Technology Solutions wird nicht proaktiv versuchen, die Identität solcher Hinweisgeber zu ermitteln, unabhängig vom verwendeten Kanal. Es wird jedoch empfohlen, dass sich Hinweisgeber identifizieren, um die Untersuchung zu erleichtern. Die Identität benannter Hinweisgeber wird mit äußerster Vertraulichkeit behandelt.
BEARBEITUNG DER BESCHWERDE
Der Whistleblowing-Kanal von IRIS Technology Solutions kann über den folgenden Link aufgerufen werden.
Um eine Beschwerde einzureichen, gehen Sie auf die Website und klicken Sie auf den oben angegebenen Link. Der Kanal bietet drei Hauptabschnitte: „Problem melden“, um Beschwerden zu melden, „Vorfallsstatus abfragen“, um den Status einer Beschwerde mithilfe eines Kommunikationscodes und eines Zugangscodes zu überprüfen, der am Ende der Mitteilung der Beschwerde angegeben wird, und „Häufig gestellte Fragen“, die häufige Fragen zum Kanal beantworten.
Beschwerden können über das Internet eingereicht oder manuell vom Management-Backoffice eingegeben werden (für Beschwerden, die in Papierform oder in einem persönlichen Gespräch eingehen). Der Beschwerdeprozess hat einen festgelegten Zeitrahmen:
- Annahme der Mitteilung: 7 Tage nach Eingang.
- Abschluss der Untersuchung – Klärung von Fragen: 3 Monate nach Annahme.
- Möglichkeit der Verlängerung der Frist um 3 weitere Monate in begründeten Fällen.
